İletişim halinde olduğumuz görevlilerin, iş ortaklarının, müşterilerin ve tedarikçilerin gizliliğini korumayı taahhüt etmekteyiz. Hedefimiz; hizmetlerimizi en yüksek düzeyde profesyonellik ve dikkat ile sağlamaktır. Hizmetlerimizi sağlarken, bazen özel bilgileri toplamamız ve bize verilen özel bilgileri kullanmamız gerekebilmektedir; fakat bu bilgileri yalnızca bizim için izin verilen amaçla kullanacağımızı ve bilgileri yalnızca ve mutlak surette ‘bilinmesi gerektiğinde’ ve önceden izin alarak üçüncü taraflara açıklayacağımızı taahhüt etmekteyiz.
Amaç
Tüm kişiye özgü, hassas ve gizli bilgilerin yasal, meşru, etik gerekliliklere ve müşterilerin gereksinimlerine uygun bir şekilde depolanmasını, saklanmasını, kullanım ve yeniden kullanım için erişim sağlanmasını ve nihai olarak imha edilmesini sağlamaktır.
Arka Plan
Tüm faaliyetleri boyunca Asya Nakliyat; kişiler ve aileleri için sağlanan nakliye hizmetlerine ilişkin bilgileri toplamakta, saklamakta, kullanmakta ve ilgilisiyle paylaşmaktadır.
Uygun güvenli dosyalama ve arşivleme koşulları ve imha metotları; bilgilerin korunmasını, bilgilere erişilmesini, yönetilmesini ve ayrıca ihtiyaç duyulmaması halinde bilgilerin imha edilmesini sağlayacaktır. Bize emanet edilen bilgilerin yeterli bir şekilde korunmasını ve imha edilmesini sağlamak için uygun imha planları ve imha metotları uygulanmalıdır.
Kapsam
Asya Nakliyat’ın zaman zaman hizmet tedariki gerçekleştiren tüm personeli aşağıda belirtilenler dahil olup bunlarla sınırlı olmamak üzere kişisel ve gizli bilgilere erişmektedir;
– İsim, doğum tarihi, doğum yeri
– Ev ve iş adresleri
– Çalışılan pozisyon
– Pasaportun biyografik sayfalarının kopyaları
– Kira kontratlari, tapular
Bu politikanın kapsamına hem kağıt çıktı halindeki veriler hem de elektronik veriler dahildir.
Politika Açıklaması
Asya Nakliyat, kişiye özgü bilgilerin ilgili mevzuata, yönetmeliklere ve müşterilerin talimatlarına uygun bir şekilde yönetilmesinin zorunlu olduğunu kabul etmektedir. Bu politika Asya Nakliyat’ın Türkiye Cumhuriyeti mevzuatına ve müşterilerimizin ve sözleşmeli hizmet gerçekleştirdiğimiz bölgesel yönetim şirketlerinin talep ettiği standartlara uyma taahhüdünü desteklemektedir.
Asya Nakliyat’ta çalışan herkes kişiye özgü ve gizli bilgileri dikkatli bir şekilde yönetmekle ve bilgileri yalnızca izin verilen amaçlarla kullanmakla sorumludur.
Kağıt Çıktı Halindeki Kayıtlar
Kağıt çıktı halindeki kayıtlar için saklama koşulları, yalnızca izinsiz erişim ve hırsızlığa karşı değil aynı zamanda haşereler, yangın, su, küf ve doğal afetlerin neden olduğu zarara karşı koruma sağlayacak şekilde tasarlanmaktadır. Tüm görevli dosyaları güvenli dosyalama dolaplarında saklanmaktadır. Tüm çalışanların işlemi devam eden dosyaların her gün bitiminde ve hafta sonları güvence altına alınması açısından her zaman masalarını temiz tutmaları gerekmektedir.
Görevlilerin pasaportları ve/veya ikamet tezkereleri gibi gizli kişisel evraklar; gözetimimiz altında bulundukları nadir durumlarda (örneğin gümrük hizmetleri esnasında) kilitli bir ofiste bir kasa içerisinde muhafaza edilmelidir.
Fiziksel görevli dosyaları, güvenlik açısından devriye hizmetine tabi tutulan ve kapalı devre kamera sistemi ile izlenen güvenli tesislerimizde saklanmaktadır. Tamamlanan hizmet dosyaları 10 yıl süreyle tesiste arşivlenmektedir, bununla birlikte kişiye özgü, gizli ve hassas bilgiler; hizmet nihai olarak tamamlanıp görevli Türkiye’den ayrıldıktan sonra dosyalardan çıkartılmalıdır. Bu bilgiler kağıt doğrayıcıda imha edilmelidir ve imha işleminin kayıt altına alınması amacıyla dosyaya bir not düşülür.
Hizmet tamamlandıktan sonra, pasaport gibi gizliliği yüksek bilgilerin tüm kopyaları imha edilmelidir ve asla arşivlenmemelidir.
Elektronik Kayıtlar
Server’larımızın ve elektronik verilerimizin güvenliğini yönetmesi için saygın bir IT sağlayıcı ile çalışmaktayız. 10 yılı aşkın süredir aynı güvenilir IT sağlayıcı ile bir güvenlik anlaşmamız bulunmaktadır ve bu süre zarfında herhangi bir güvenlik ihlali yaşanmamıştır.
Ofisimizde yerleşik olan server’larımız ve ofis dışındaki yedekleme server’ı IT hizmetleri sağlayıcımız tarafından izlenmekte ve bakımı yapılmaktadır. Sistemler haftalık olarak yerinde gözden geçirilmektedir ve günlük yedeklemeler gerçekleştirilmektedir. Tüm bilgisayarlarımızda anti-virüs yazılımı kullanılmaktadır, verilerimiz düzenli olarak yedeklenmektedir ve şifreler, korunan verilerin güvenliğini tehlikeye atmayacak şekilde saklanmaktadır.
E-mail yazışmaları ve PDF belgeleri dahil olmak üzere elektronik kayıtlar, bir iş ihtiyacı söz konusu olduğunda veya yasal, politika ve arşiv hükümleri ve prosedürler muhafaza edilmesini gerektirdiği sürece hazır, erişilebilir, kurtarılabilir ve kullanılabilir vaziyette olmalıdır.